電子データで授受した取引データ（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）は紙に出力して保存することはNG、電子データでの保存が義務となりました。
また受取った場合だけでなく、送付した場合も電子データで保存する必要があります。
ただし、紙でやりとりしたものをデータ化する義務はありません。
ただ電子データで保存すればいいわけではなく保存の要件があります。
下記が電子データ保存の要件とされています。
・改ざん防止のための措置をとる
・日付・金額・取引先で検索できる
・ディスプレイやプリンタ等を備え付ける
具体的な措置としては「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステム費用をかけずに導入できる方法もあります。
そのほか、「タイムスタンプを付与」「訂正・削除の履歴が残るシステム等で授受・保存」といった方法もあります。
日付・金額・取引先で検索できるという要件を満たすには下記の方法があります。
・表計算ソフトで索引簿を作成する方法
Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトで索引簿を作成する方法です。
・規則的なファイル名を付す方法
データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し特定のフォルダに集約することで検索できるようにしておく方法です。
改ざん防止のための事務処理規程や、索引簿の作成などは手間がかかるため、件数が少なければいいのですがあまりおすすめできません。
電子帳簿保存法に対応するための工数を削減するには、専用のシステムを導入するのが効率的です。請求書発行や、請求書の受取のシステムは電子帳簿保存法の要件も満たしてくれます。請求書や契約書の検索が楽になり、ファイリングの手間も無くなります。