【改訂・詳細版】失敗しない電子契約システムの選び方｜主要9つの比較ポイントと実践的導入ガイド

「契約書の押印や郵送のためだけに出社していませんか？」 「契約締結までのリードタイムが長く、ビジネスチャンスを逃していませんか？」

デジタルトランスフォーメーション（DX）が加速する現代において、契約業務の非効率性は企業競争力を削ぐ大きな要因です。その解決策として急速に普及しているのが「電子契約システム」。本稿では、数あるシステムの中から自社に最適な一社を見つけ出すための主要な比較ポイントから、導入の具体的なプロセス、さらには将来の技術動向までを網羅的に解説します。

1. 電子契約システムとは？～単なるペーパーレス化を超えた価値～

電子契約システムとは、従来紙と印鑑で行っていた契約手続きをデジタル化し、オンライン上で契約書の作成、合意、署名（押印）、保管・管理までを一気通貫で行うためのシステムです。

その仕組みの根幹には、**「電子署名」と「タイムスタンプ」**という2つの技術があります。これにより、「誰が（本人性の証明）」「何を（非改ざん性の証明）」「いつ（時刻の証明）」契約したのかを法的に有効な形で証明します。

単なるペーパーレス化によるコスト削減に留まらず、リモートワークの推進、契約締結スピードの向上による事業機会の最大化、コンプライアンス強化など、企業の経営基盤を強くする多面的な価値を提供します。

2. 主要な電子契約システムの9つの比較ポイント

最適なシステムを選ぶためには、多角的な視点での比較が不可欠です。ここでは特に重要な9つのポイントを掘り下げます。

1. 使いやすさ（UI/UX） ITに不慣れな従業員や、初めて電子契約を受け取る取引先でも、直感的に操作できるかは極めて重要です。複雑なシステムは社内に浸透せず、かえって業務のボトルネックになりかねません。

2. セキュリティ機能 企業の機密情報である契約書を扱うため、セキュリティは最優先事項です。データの暗号化、IPアドレス制限、二要素認証、詳細なアクセスログ管理など、堅牢なセキュリティ機能が実装されているかを確認しましょう。

3. 法的コンプライアンス 日本の電子署名法や電子帳簿保存法といった関連法規に準拠していることは絶対条件です。特に電子帳簿保存法は頻繁に改正されるため、最新の法令要件に対応できるシステムを選びましょう。

4. 電子署名の種類 電子署名には大きく分けて2種類あります。

   • 立会人型（事業者署名型）: メール認証などで本人確認を行い、事業者が署名する手軽なタイプ。多くの契約で利用可能です。
   • 当事者型: 電子証明書を用いて厳格に本人確認を行うタイプ。より高い法的証拠力が求められる契約に適しています。 自社の契約の種類に応じて、どちらのタイプが必要か、あるいは両方に対応しているかを確認します。

5. 価格とコストパフォーマンス 料金体系は「送信件数ごとの従量課金」「ユーザー数に応じた課金」「月額/年額固定」など様々です。自社の契約件数や利用頻度を予測し、最もコストパフォーマンスの高いプランを見極めることが重要です。

6. 導入・運用のサポート体制 導入時の設定支援や、従業員向けのトレーニング、トラブル発生時の問い合わせ対応など、手厚いサポート体制があるかは、スムーズな導入と定着の鍵を握ります。特に海外製のシステムの場合、日本語でのサポート品質も要チェックです。

7. 外部システムとの連携（API連携） CRM/SFA（顧客管理/営業支援システム）や会計システム、クラウドストレージなど、既存の社内システムと連携（API連携）できると、業務効率は飛躍的に向上します。例えば、CRM上の顧客情報からワンクリックで契約書を作成・送信するといった自動化が可能です。

8. 検索性と管理機能 契約件数が増えてくると、過去の契約書をいかに効率的に探せるかが重要になります。契約相手、締結日、契約金額、担当者など、多彩な条件で検索できるか、契約期間の満了を通知するリマインダー機能があるかなどを確認しましょう。

9. 取引先の導入ハードル 電子契約は自社だけで完結するものではありません。取引先が特別な準備や費用なしで、簡単に署名できる仕組みかどうかも大切なポイントです。

3. 人気の主要電子契約システムの特徴

現在、市場には多数のシステムが存在しますが、ここでは代表的なサービスの特徴を紹介します。

• クラウドサイン: 弁護士ドットコムが提供。日本の法律に精通した安心感と、シンプルで直感的な操作性が強み。国内シェアNo.1を誇ります。
• DocuSign（ドキュサイン）: 世界中で利用されるグローバルスタンダード。豊富な機能と強力なAPI連携、多言語対応が特徴で、海外企業との取引が多い企業に適しています。
• Adobe Sign: PDFの開発元であるAdobeが提供。PDFとの親和性が非常に高く、Adobe製品ユーザーにとってはシームレスな操作感が魅力です。
• GMOサイン: 「立会人型」と「当事者型」の両方に標準対応している柔軟性と、コストパフォーマンスの高さが特徴。幅広いニーズに応えられるサービスです。

4. メリット・デメリットの再確認

導入の判断にあたり、メリットとデメリットを改めて整理しましょう。

5. 最適なシステムを選ぶためのヒントと実践的選定プロセス

以下のステップで進めることで、選定の失敗リスクを大幅に減らすことができます。

Step 1: 自社ニーズの明確化（RFPの作成） まず、「なぜ導入するのか」「誰が、どのような契約で使うのか」を明確にします。以下の項目を洗い出し、RFP（提案依頼書）としてまとめましょう。

• 主な利用部門（営業、法務、人事など）
• 想定される月間/年間の契約件数
• 必要な電子署名の種類（立会人型/当事者型）
• 必須のセキュリティ要件
• 連携したい外部システム
• 予算の上限

Step 2: 候補システムのリストアップと比較 RFPを基に、複数のベンダーから提案と見積もりを取得します。先の比較ポイントに沿って、機能比較表を作成すると優劣が明確になります。

Step 3: 無料トライアル・デモの徹底活用 候補を2～3社に絞り込み、必ず無料トライアルやデモを試しましょう。実際に契約書を作成・送信する一連の流れを、複数の部門の担当者で体験することが重要です。操作感だけでなく、サポートの対応速度や質もこの段階で確認します。

Step 4: 導入事例・口コミの参照 自社と業種や規模が近い企業の導入事例は非常に参考になります。どのような課題を、どう解決したのか、具体的なストーリーを確認しましょう。

Step 5: 最終決定と導入計画 機能、コスト、サポート、将来性などを総合的に評価し、最終的なシステムを決定します。その後、導入に向けた社内体制の構築や、取引先への案内など、具体的な導入計画を策定します。

6. 電子契約システムの将来展望～AIとブロックチェーンが変える未来～

電子契約システムは、今後さらなる技術革新が期待されています。

• AI（人工知能）の活用: 契約書の内容をAIがレビューし、リスクのある条項を自動で検出したり、過去の契約データから最適なテンプレートを提案したりする機能が拡充されるでしょう。
• ブロックチェーン技術の活用: 改ざん耐性をさらに高め、契約の履行を自動で執行する「スマートコントラクト」への応用も研究されています。
• CLM（契約ライフサイクル管理）への進化: 単なる契約締結ツールから、契約作成、審査、締結、管理、更新、廃棄まで、契約のライフサイクル全体を一元管理するプラットフォームへと進化していくことが予想されます。

結論：電子契約は、未来への投資

電子契約システムの導入は、単なるツールの入れ替えではありません。それは、企業の生産性を向上させ、競争力を強化し、従業員の働き方を革新するための戦略的な「未来への投資」です。本稿で紹介したポイントを参考に、ぜひ自社にとって最適なパートナーとなるシステムを選び抜き、ビジネスを次のステージへと進めてください。